SISTEM AKUTANSI PERSEDIAAN

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1  Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (sistema) dan Bahasa Yunani (Sustema), artinya suatu kesatuan komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy, istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan setentitas yang berinteraksi, dimana sering kali menggunakan suatu model matematika.

Sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki tujuan bersama dan memiliki bagian - bagian yang saling berintegrasi satu sama lain. Sebuah sistem harus memiliki dua kegiatan : pertama, adanya masukan (input) yang merupakan sebagai sumber tenaga untuk dapat beroperasinya sebuah sistem: kedua, adanya kegiatan operasional (proses) yang mengubah masukan menjadi keluaran (output) berupa hasil operasi (tujuan/sasaran/target pengoperasian suatu sistem).

Sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Sistem berusaha menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur kunsur yang membentuk sistem tersebut. Berikut ini akan dijelaskan pengertian sistem menurut beberapa ilmuan dalam ruang lingkup berbeda sebagai berikut .

Pengertian sistem menurut mulyadi (2013:3) adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian sistem menurut Marshal B.Romney, Paul John Steinbart (2014: 1) adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan”

“Sistem adalah kelompok daria tau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.

Pendapat lain pengertian sistem menurut Jeny Fitzgraid yang dikutip oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggradini (2011 : 6) dalam buku sistem informasi akutansi adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatuj kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Dari beberapa pendapat diatas, maka penulis menyimpulkan sistem adalah bagian – bagian dari kumpulan yang saling berkaitan dan bekerja sama guna mencapai suatu tujuan.

2.1.1        Karakteristik sistem

Untuk mencapai tujuannya, suatu sistem harus memiliki sifat – sifat tertentu atau suatu karakteristik seperti berikut :

1.      Komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan kerjasama membentuk satu kesatuan

2.      Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar.

3.      Lingkungan Luar Sistem (Envinronments

Segala sesuatu yang berada diluar abtas sistem yang mempengaruhi operasi sistem baik itu yang bersifat merugikan ataupun menguntungkan

4.      Penghubung (Interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain

5.      Masukan (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input)

6.      Keluaran (Output)

Adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan

7.      Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8.      Sasaran (Objective) atau tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal), jika suatu sistem tidak mempunyai yang jelas, maka semua operasi tidak ada gunanya.

2.1.2        Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen

Menurut Mulyadi dalam buku SIstem AKutansi (2013:60) berikut ini adalah simbol – simbol standar dengan maknanya masing – masing :

Dokumen, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakanf ormulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

Catatan, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akutansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir

Penghubung pada Halaman yang Sama, Dalam menggambarkan bagan air, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama.

Penghubung pada Halaman yang Berbeda, Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akutansi diperlukan lebih dari satu halaman, ismbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya.

Kegiatan Manual, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini.

Arsip sementara, SImbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen

Arsip permanen, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akutansi yang bersangkutan.

Mulai/Berakhir (terminal), Simbol ini untuk menggambarkan awal dana akhir suatu sistem akutansi.

2.2  Pengertian Sistem Akutansi

Sistem akutansi adalah organisasi formulir, catatan, dana laporan yang dikoordinasi sedemikan krupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolaan perusahaan.

Adapun pengertian persediaan yang dikemukakan oleh para ahli antara lain adalah sebagai berikut :

Pengertian akutansi menurut Kamaruddin (2013:6)

“Akutansi adalah aktivitas – aktivitas yang berkaitan menyediakan informasi kepada pemegang saham, kreditur dan pihak berwenang biasanya bersifat kuantitatif dan sering kali disajikan dalam satuan moneter, untuk mengembalikan keputusan perencanaan, pengendalian sumber daya dan operasi, mengevaluasi prestasi dan pelaporan keuangan pada investor, kreditur, instalasi yang berwenang serta masyarakat.”

Dari fedinisi sistem akutansi tersebut, unsur suatu sistem akutansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, bukiu besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing – masing unsur sistem akutansi sebagai berikut :

1)      Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut sebagai istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi dalam catatan dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.  Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan tektur penjualan misalnya, direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang dan dijual, harga barang, tanda tangan otorisasi dan sebagainya. Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku pembantu piutang.

Dalam sistem akutansi sebagai manual (manual sistem) media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (apper form). Dalam sistem akutansi dengan computer (computerized sistem) digunakan berbagai macam media untuk memasukan data kedalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (Keyboard), optival and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, and cat.

2)      Jurnal

Jurnal merupakan catan akutansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan diatas sumber informasi pencatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan Dalam jurnal ini juga pula terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekenign yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum

3)      Buku Besar

Buku Besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening – rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur – unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rkeneing buku besar ini disautu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 

4)      Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalambuku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary legder). Buku pembantu ini terdiri dari rekening – rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur yang jumlahnya 60 orang. Dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekening – rekening pembantu piutang kepada tiap – tiap debitur tersebut. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akutansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akutansi lain lagi sesuai data akutansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut dalambuku tersebut. Proses akutansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akutansi.

5)      Laporan

Hasil akhir proses akutansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor computer.

2.3  Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan kata lain dari inventory, istilah persediaan barang menunjukkan barang – barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Persediaan mengambil berbagai bentuk yang tergantung pada jenis usaha yang ditekuni oleh perusahaan yang bersangkutan , untuk usaha perdagangan, khususnya pendistribusian barang, persediaan barang terpenting adalah adanya stok barang.

Menurut Muhammad dkk (2010:97)

“Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal, dalam proses produksi dan dalam perjalanan atau dalambentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi dan pemberian jasa”

Dari beberapa pengertian persediaant ersebut dapat disimpulkan persediaan merupakan sejumlah barang milik perusahaan baik berupa bahan mentah, barang setengah jadi, barang jadi yang dapat digunakan pada masa yang akan datang yang berguna untuk :

a.       Menghilangkanr esiko keterlambatan barang yang dibutuhkan

b.      Memperkecil resiko kekurangan serta kelebihan bahan baku yang dipesan

c.       Menjaga stabilitas proses operasi pabrik serta menjamin kelancaran produksi .

Persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan pabrik karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen persediaan dapat diminimalkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik serta organisasi bagian produksi yang lebih efisien.

2.3.1        Biaya dan Jenis Persediaan

Perlu kita ketahui bahwa melakukan pembelian dalam jumlah besar relative lebih menguntungkan karena ada kemungkinan kita mendapatkan potongan harga pembelian, biaya pengangkutan lebih murah, dan penghematan biaya lainnya yang mungkin diperoleh. Untuk itu, kita perlu membandingkan antara penghemat – penghemat atas pembelian secara besar – besaran dengan biaya – biaya yang timbul karena besarnya persediaan tersebut. Seperti biaya sewa gudang, biaya investasi, resiko penyimpangan dan sebagainya.

Biaya persediaan didasarkan pada parameter ekonomis yang relavan dengan jenis biaya sebagai berikut :

1.      Biaya pembelian adalah harga per unit apabila barang dibeli dari pihak luar atau biaya prosedur per unit apabila diproduksi dalam perusahan. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya barang dalam persediaan

2.      Biaya pemesanan adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari pemasuk atau biaya persiapan (setup cost) apabila barang diproduksi di dalam perusahaan

3.      Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi saranan fisik untuk menyimpan persediaan

4.      Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain.

Secara umum persediaan diklasifikasikan menjadi 3 kategori, menurut Sri Dwi Ari (2010:142) yaitu :

1.      Raw material adalah persediaan bahan mentah yang digunakan perusahaan sebagai langkah awal proses produksi

2.      Work-in-process adalah barang setengah jadi, atau barang yang masih proses menujubarang jadi.

3.      Finish good adalah barang jadi yang siap untuk dijual

Dalam pengendalian persediaan tentunya tidak terlepas dari biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengelola persediaannya. Biaya inilah yang nantinya akan dijadikan patokan sebagai dasar penentuan harga.

Biaya yang berkaitan dengan peserdiaan menurut Sri Dwi Ari (2010:142) adalah sebagai berikut :

1.      Carraying Cost

Biaya penyimpanan persediaan yang terdiri atas : biaya simpan (strage cost) biaya asuransi, biaya pajak, biaya kerusakan dan penyusutan serta biaya modal. Biasanya biaya-biaya ini berkisar antara 20-40 persen dari nilai persediaan perusahaan.

2.      Ordering Cost

Biaya pemesanan persediaan yang terdiri atas : biaya pesan, biaya penempatan dan biaya kerugian penjualan

2.4  Pengertian Sistem Akutansi Persediaan

Sistem akutansi persediaan bertujuan untuk mencatat perpindahan setiap jenis persediaan yang ada digudang Sistem ini berhubungan erat dengan sistem penjualan, sistem return penjualan, sistem pembelian, sistem return pembelian, dan sistem akutansi biaya produksi.

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akutansi persediaan adalah :

1.      Bagian Produksi

·         Bagian produksi membuat bukti surat pengiriman barang jadi (SPBJ) rangkap 3 lembar ke-1 dikirimkan bersama barang ke bagian gudang lembar ke-2 dikirimkan ke bagian akutansi. Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip

·         Bagian produksi menerima SPBJ lembar ke-2 dari bagian gudang berdasarkan SPBJ lembar ke-2 bagian produksi membuat laporan penyelesaian barang jadi yang dikirimkan ke manager

2.      Bagian Gudang

·         Bagian gudang menerima barang jadi dan SPBJ lembar ke-1 dari bagian produksi. Berdasarkan bukti SPBJ tersebut, bagian gudang mengisi kartu gudang yang menyatakan bahwa bagian gudang menerima barang jadi sejumlah unit barang jadi yang telah ditransfer oleh bagian produksi.

·         Setelah mengisi kartu gudang. Bagian gudang meminta tanda – tangan (untuk mengetahui produk jadi yang masuk ke bagian gudang) ke bagian akutansi.

·         Berdasarkan kartu gudang yang telah ditanda tangani, bagian gudang membuat surat penerimaan barang jadi (SPBJ) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke bagian akutansi, lembar ke-2 dikirimkan kebagian produksi , dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.

3.      Bagian Akutansi

·         Bagian akutansi menerima bukti SPBJ lembar ke-2 dari bagian produksi kemudian diarsip untuk dijadikan bukti bahwa bagian produksi telah menyelesaikan produksi jadi dan sudah melakukan pengiriman ke bagian akutansi

·         Bagian akutansi menerima kartu gudang untuk ditanda tangani sebagai bukti penerimaan barang jadi. Stelah itu mengirimkan kartu gudang yang telah ditanda tangani ke bagian gudang

·         Bagian akutansi menerima SPBJ lembar ke-1 dan bagian gudang berdasarkan SPBJ lembar k-1 tersebut. Bagian akutansi mengisi kartu perseidaan yang digunakan untuk mengetahui persediaan barang jadi yang telah masuk

·         Setelah mengisi kartu persediaan, bagian akutansi mencatat dijurnal tentang persediaan barang jadi yang masuk. Setelah itu, memposting ke buku besar, dan dibuatkan neraca saldo dan neraca lajur, jurnal penyesuaian, dan laporan keuangan. Berdasarkan laporan keuangan tersebut, bagian akutansi membuat laporan penerimaan barang jadi (LPBJ) yang dikirimkan ke manager

4.      Manager

·         Manager menerima laporan peneriaman barang jadi dari bagian akutansi

·         Manager juga menerima penyesuaian barang jadi dari bagian produksi

Menurut Mulyadi (2013:3) menyampaikan bahwa sistem akutansi persediaan terdiri dari :

a.      Fungsi yang Terkait

Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan perhitungan fisik persedian umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan

Catatan akutansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Penitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari :

1.      Pemegang kartu perhitungan fisik

2.      Penghitung

3.      Pengecek

Dengan demikian fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah :

1.      Panitia penghitungan fisik persediaan

2.      Fungsi akutansi

3.      Fungsi gudang

b.      Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan adalah :

1.      Kartu penghitungan fisik (Inventory tag)

2.      Daftar hasil perhitungan fisik (Inventory Summary sheet)

3.      Bukti memorial